La première étape consiste à écrire une charte qui précise l’organisation et le fonctionnement de la RCP.

Dans la charte de fonctionnement doit figurer :

• Le nom du CRMR souhaitant mettre en place la RCP
• Les objectifs de la RCP
• Le nom du ou des coordonnateurs de la RCP : différents experts des CRMR peuvent être désignés comme coordonnateurs potentiels. En fonction des thématiques abordés dans la RCP, l’un ou l’autre d’entre eux pourra prendre ce rôle. Pour se faire, il est important de lister l’ensemble des experts et de préciser sur quelle thématique ils occuperont cette position.
• Le nom et le fonctionnement du secrétariat : comme pour les coordonnateurs, en fonction des thématiques abordés, plusieurs personnes peuvent être désignées comme secrétaires des RCP. L’un ou l’autre d’entre eux remplira cette fonction selon les thématiques et les besoins particuliers de chaque RCP.
• Le nom et la composition des membres permanents de la RCP
• La fréquence des RCP
• Le lieu et l’horaire des RCP 
• La durée des RCP et le nombre de cas présentés à chaque réunion
• Le mode d’établissement de la liste des patients à analyser à chaque réunion : il s’agit ici de définir qui peut inscrire un patient en vue d’un passage en RCP et selon quelle modalités. L’inscription peut se faire directement sur l’outil RCP ou via le secrétariat.
• L’ouverture ou non de la RCP à des soumissions de cas en visioconférence ou en téléconsultation ou tout autre système permettant l’avis de la RCP à distance 
• Les critères d’évaluation permettant la réalisation d’un bilan annuel : afin d’avoir une vue d’ensemble sur le travail des RCP et d’évaluer leurs résultats, un bilan annuel doit être prévu et des critères d’évaluation mis en place dès la création de la charte.
• Une phrase d’information sur le droit d’opposition des patients à l’utilisation de leurs données pour la recherche.
  « Des données de santé sont recueillies à l’occasion de l’examen de cas patient dans le cadre de la présente RCP. Ces données font l’objet d’un enregistrement dans une base de données conforme au RGPD, à des fins de suivi de soin, de traçabilité. Certaines données peuvent également faire l’objet de traitements de données à visée de recherche médicale. Le patient peut s’opposer à l’utilisation de ses données pour ces objectifs de recherche. »

Il revient au médecin qui soumet le cas à la RCP d’informer le patient de son droit de s’opposer à ces traitements et d’en informer la RCP au moment de la soumission du cas.

Télécharger des exemples de charte de fonctionnement :

>> Exemple 1 (MARHEA)

>> Exemple 2 (FIMARAD)

La deuxième étape consiste à compléter le formulaire appelé « diagnostic conformité protection des données et sécurité »

Ce document permet de donner un cadre aux données que vous allez recueillir au cours des RCP ainsi qu’au traitement et à la conservation de ces dernières.

Points importants :
– Le responsable du traitement : le responsable du traitement est l’AP-HP en complétant avec le nom du DMU et du service organisateur de la RCP
– La durée de conservation des données : de base, cette durée est fixée à 20 ans. Une durée indéfinie n’étant pas possible.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur ce document et sur la manière de le compléter :

Pour les services de l’hôpital Cochin, de l’hôpital Necker-Enfants malades et de l’Hôtel-Dieu, la prise de contact doit se faire à l’adresse : philippe.tourenne@aphp.fr
ou protection.donnees.aphpcup@aphp.fr

Pour les services de l’hôpital européen Georges-Pompidou, la prise de contact doit se faire à l’adresse : nicolas.voss@aphp.fr
ou protection.donnees.aphpcup@aphp.fr

>> Télécharger le diagnostic conformité (prérempli et à compléter)

Une fois la charte de fonctionnement, le diagnostic conformité protection des données et sécurité rédigés, il est temps de procéder à l’inscription au registre général des traitements de données de l’AP-HP.
En effet, les RCP doivent impérativement être inscrites au registre des traitements de données de l’AP-HP (RGPD) puisqu’elles constituent un traitement de données de santé nominatives.

Afin de procéder à l’inscription de votre RCP dans ce registre, plusieurs documents doivent être transmis au référent protection des données.

– La charte de fonctionnement
– Le diagnostic conformité protection des données et sécurité 

A quoi il faut rajouter quelques informations :

– La solution informatique utilisée (ex : Shareconfrère, Skype, Zoom…) si c’est le cas
– Les points de partage d’information dans les serveurs AP-HP et les moyens de garantir l’accès aux seules personnes concernées. Il s’agit ici de définir les emplacements où seront stockés les documents et les conditions d’accès à ces emplacements. Il peut s’agir d’un logiciel de gestion des RCP ou d’un point de partage sécurisé sur un serveur sauvegardé, avec un accès limité aux participants de la RCP (ex : desk Necker). Cela permet au référent protection des données d’évaluer la sécurité du stockage.
– Les moyens de communication utilisés (type de visioconfèrence, type de messageries utilisées (préciser si sécurisées) ou services de type Dispose à l’AP-HP (pas de drop box ou one drive pour des données de santé) ou même le courrier. Cela permet au référent protection des données d’évaluer la sécurité des transferts d’informations.

Ces 2 documents et ces informations doivent ensuite être envoyés au référent protection des données au sein de la direction du système d’information.

• Pour les services de l’hôpital Cochin, de l’hôpital Necker-Enfants malades et de l’Hôtel-Dieu, l’envoi doit se faire à l’adresse : philippe.tourenne@aphp.fr
  ou protection.donnees.aphpcup@aphp.fr
• Pour les services de l’hôpital européen Georges-Pompidou, l’envoi doit se faire à l’adresse : nicolas.voss@aphp.fr
  ou protection.donnees.aphpcup@aphp.fr

Une fois l’inscription réalisée, le référent protection des données envoie la fiche d’inscription de la RCP au(x) coordonnateur(s) de la RCP et à la coordinatrice de la plateforme d’expertise maladies rares du GH (Véronique Richard).

Le coordonnateur de la RCP doit alors archiver la fiche d’inscription de la RCP, accompagnée de la charte de fonctionnement, du diagnostic conformité protection des données et sécurité dans le logiciel de gestion des RCP ou dans un point de partage sécurisé sur un serveur sauvegardé, avec un accès limité aux participants de la RCP.

En cas de changement de logiciel de gestion des RCP ou de changement de moyen de discussion (ex : passage d’une RCP physique vers une RCP en visioconfèrence), il faut alors modifier la charte et la renvoyer au référent protection des données qui l’intégrera à nouveau dans le registre général des traitements de données de l’AP-HP.

En cas de fin définitive d’une RCP, il faut le signaler au référent protection des données afin que celui-ci supprime l’inscription au registre général des traitements de données de l’AP-HP.